Não é novidade que para manter os negócios competitivos, além de inovação, é preciso sempre buscar a melhoria contínua nos processos.
O PDCA (Plan, Do, Check e Act) é uma metodologia interativa de gestão, realizada em 4 passos com o objetivo de promover controle, administração e aperfeiçoamento constante das atividades.
A sigla, em inglês, representa cada uma das fases da ferramenta e significa planejar, executar, checar e agir. Após a realização de cada etapa é possível corrigir falhas, evitar desperdícios, melhorar processos e aumentar exponencialmente a competitividade. Isso porque, controlando as atividades o gestor padroniza as ações e minimiza erros.
Por tratar-se de um ciclo, assim que o mecanismo é finalizado, pode ser executado novamente aprimorando processos e aumentando a qualidade dos produtos e serviços entregues.
Seu funcionamento consiste nos seguintes passos:
Planejamento
Definição dos objetivos e dos métodos que serão utilizados para nortear e atingir essas metas. Esse plano, comumente conhecido como Procedimento Operacional Padrão (POP), pode ser fundamentado em experiências anteriores dos líderes ou da companhia, ou até mesmo em um case de sucesso do mercado.
Execução
Nesse passo, o planejamento é colocado em prática. É importante destacar que realizar uma capacitação dos profissionais antes da execução do projeto minimiza adversidades e aumenta as chances de que o time cumpra o planejamento rigorosamente, com avaliação honesta sobre o plano.
O estágio também pede que seja feito monitoramento do trabalho enquanto está sendo realizado.
Análise
A terceira fase corresponde à avaliação da eficácia das atividades realizadas. Durante esse processo são recolhidas informações para produzir relatórios que dirão se os resultados das operações foram positivos ou negativos.
Para realizar essa medição, a empresa estabelece indicadores ou KPIs como referência de êxito que determinam as atividades que devem ser incorporadas ao processo e quais deverão ser ajustadas.
Ação
Após avaliar o cenário e os resultados, é o momento de corrigir as falhas, melhorar os processos e reavaliar o planejamento e execução de todas as práticas realizadas.
A aplicação sistemática dos ciclos gera processos de melhoria longos e graduais e os progressos anteriores servem de base para os avanços futuros.
Os benefícios de utilização dessa metodologia são enormes:
- Simplifica a gestão de processos;
- Amplia o valor dos produtos e serviços, pois foca na qualidade dos processos;
- Melhora a gestão, pois oferece maior controle das atividades;
- Otimiza tempo;
- Permite prevenir falhas;
- Reduz custos materiais, financeiros e de recursos humanos;
- Traz versatilidade, podendo ser utilizado em todos os departamentos de qualquer segmento de empresa.
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